WORKPLACE  COUNSELLING  IN  INDONESIA

Abstract

Workplace counselling is aimed at providing support for the physical and mental welfare of employees. This effort will have impact on increasing productivitiy and work performance of employees so that as the end result the company will get a better profit. Good impressions for the company will also be gathered because workplace counselling can be seen as the manifestation of company responsibilities, legally and ethically. Employees will respect the company when employees are viewed as potential assests that need to be developed optimally. In practice, the concepts mentioned previously seem different. A survey conducted on 26 small-and-middle-size companies in Java, which handle various fields, found that most of the companies have not provided optimal efforts on workplace counselling. Some reasons identified were related to the time and cost effieciencies, and employees’ suspicion to the division in the company, which handles workplace counselling, will function as the company’s tool for making pressures on employees. The culture of Indonesian people and current situation in Indonesia, which coloured by ‘distrustful’ apparently influence this fenomena. Some companies, which have started to provide facilities for workplace counselling, mostly a middle-size company, have not been functioning the facilities due to the lack of publicity and popularity regarding workplace counselling. Suggestions made for the companies in regards to providing workplace counselling.

Dasar filosofis dari psikologi konseling adalah itikad untuk mengembangkan keseimbangan individu dan eksistensinya dalam interaksi dengan lingkungan. Dalam hal ini psikologi konseling memandang individu sebagai persona eksistensial yang selalu berusaha untuk menyesuaikan diri guna memperoleh harmonisasi dengan lingkungannya. Pada dasarnya konseling adalah kegiatan untuk menolong diri sendiri dalam hubungannya dengan perkembangan pribadi.

Counselling in the organizational setting is different from counselling in individual setting or in other contexts. Masalah-masalah seperti perbedaan nilai antara konseling dan bisnis, multiple roles yang harus disandang oleh konselor dan menimbulkan konflik peran, ataupun prinsip ekonomis dan efisiensi dari dunia usaha, merupakan beberapa alasan diperlukannya kualifikasi tertentu dari workplace counsellor.

Workplace counseling merupakan salah satu bentuk perhatian terhadap kesejahteraan fisik dan mental karyawan yang pada akhirnya akan mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi dan perolehan profit yang lebih besar bagi perusahaan. Pada awalnya workplace counseling lebih banyak menangani masalah hubungan antar manusia dalam lingkup perusahaan, dan kemudian menjadi salah satu usaha pendidikan kesehatan di tempat kerja yang bertujuan untuk membantu karyawan dalam menangani kesejahteraan fisik dan mental mereka. Dalam perkembangannya kemudian konseling individu menjadi bagian dari pelayanan Employee Assistance Programme (EAP) yang terkait dengan kinerja karyawan, terapan manajemen dan kepemimpinan, pelatihan supervisor, serta dukungan terhadap seluruh level karyawan, termasuk pelatihan yang membantu individu dan organisasi dalam menghadapi perubahan (Carroll, 1996).

Konseling dalam hal ini bersifat preventif (Carroll, 1996) dengan fungsi antara lain:

1. Mendukung karyawan dalam menghadapi perubahan organisasi.
2. Sebagai cara untuk meningkatkan kesehatan mental.
3. Meningkatkan nilai sumber daya insani sebagai asset organisasi.
4. Memberikan latihan dan pendidikan untuk mencegah sakit mental, sehingga biaya  jangka panjang akan lebih murah. Konseling di sini tidak hanya bersifat kuratif, dalam arti menangani kasus yang sudah terlanjur terjadi.
5. Sebagai wujud tanggung jawab sosial perusahaan (corporate social responsibility).
6. Sebagai sumber perubahan organisasi, konseling membantu membawa nilai, energi perubahan, vitalitas penerimaan, realisasi penerimaan dan perkembangan diri menuju situasi kerja yang dinamis. Dengan demikian konseling mempengaruhi budaya organisasi, sehingga menjadi lebih kuat dan adaptif.

Fungsi konseling seperti dikemukakan di atas pada dasarnya sejalan dengan tujuan dari performance management yang mempunyai peran penting sebagai proses yang dirancang untuk meningkatkan kinerja organisasi, kelompok kerja, dan individu di bawah pengendalian manajer. Secara khusus performance management bertujuan untuk meningkatkan aspek-aspek kinerja, seperti prestasi, pengetahuan, ketrampilan, dan kompetensi lainnya, serta efektivitas kerja sehari-hari. Hubungan yang terjadi antara manajer dan individu ataupun kelompok kerja tersebut tidaklah bersifat otoriter, melainkan lebih didasarkan atas azas demokrasi, yang menekankan pada penghargaan atas kebebasan serta hak individu sebagai manusia dewasa yang mampu mengatur hidupnya sendiri dan bertanggung jawab atas pilihan yang telah ditentukannya sendiri. Usaha yang dilakukan adalah dengan mencoba untuk mengintegrasikan tujuan dari berbagai pihak yang terkait dalam organisasi, yakni organisasi, individu, dan kelompok kerja. Hal ini sejalan dengan prinsip dasar dari konseling sebagai kegiatan untuk menolong diri sendiri dalam hubungannya dengan perkembangan pribadi, dengan tujuan agar individu menjadi lebih bertanggung jawab terhadap perkembangan dirinya sendiri. Oleh karena itu konseling menjadi salah satu alat penting dalam performance management.

Sebagaimana terungkap dalam penelitian Verina, Rumondang, dan Sari Andayani (1995) mengenai konseling dan psikoterapi di Pulau Jawa, kegiatan konseling sendiri dalam masyarakat Indonesia masih kurang populer, terutama kegiatan psikoterapi. Masih terdapat anggapan bahwa mereka yang datang ke konselor adalah orang yang sakit jiwa. Hal ini terjadi di samping karena kurangnya informasi yang diberikan serta masih kurangnya jumlah profesional di bidang ini, juga dipengaruhi oleh budaya masyarakat Indonesia, khususnya budaya Jawa, yang tertutup dan timbulnya rasa malu bila hal-hal yang bersifat pribadi diketahui oleh orang lain di luar keluarga. Nama baik seringkali menjadi salah satu alasan untuk menyembunyikan masalah, terutama yang bersifat pribadi atau menyangkut keluarga.

Muncul pertanyaan, apakah kondisi seperti ini juga terjadi dalam lingkup organisasi? Ataukah terjadi perubahan sejalan dengan derasnya arus informasi dan isu globalisasi ? Penelitian berikut merupakan suatu upaya untuk mengetahui bagaimana dan sejauh mana eksistensi workplace counseling di Indonesia. Sebenarnya yang terungkap dari laporan ini adalah sebagian dari penelitian yang sedang berlangsung mengenai performance appraisal dan workplace counselling pada 75 perusahaan di East Java dan sekitarnya.

Method

            The research design used was basically descriptive. The survey involved  a total of 20 small-and-middle-size companies in East Java. Dengan metode interview ingin diperoleh keterangan mengenai kegiatan workplace counselling, baik mengenai eksistensinya maupun bagaimana proses pelaksanaannya, masalah-masalah yang timbul, ataupun kendala-kendala yang dihadapi.

Result

            Dari 20 perusahaan yang diteliti, ditemukan ........... perusahaan yang mempunyai kegiatan workplace counselling dan .......... perusahaan yang belum melakukan kegiatan workplace counselling.

Table 1 : Company Profile (LEMBAR TERSENDIRI)

DESCRIPTION

A. ORGANIZATION WITH WORKPLACE COUNSELLING

1. Model Konseling yang digunakan :   

1. Brief-Therapy Model

This model is the norm in employee conselling. The choice of brief therapy is guided by the economics of the situation, so that the client doesn’t spend too much time away from work.

2. Problem focused model

The proble-focused model of counselling sees the counsellor’s role as helping individuals to work woth the immediate problem they bring. Konselor hanya menjalankan fungsinya bila ada kesulitan penyesuaian diri atau masalah pribadi yang dihadapi oleh pegawai (bersifat pribadi), misalnya dengan adanya perubahan struktur organisasi dan pengadaan sistem komputerisasi. Karena hanya memusatkan perhatian pada masalah yang terkait dengan pekerjaan, maka model ini dipandang lebih efisien terkait dengan keterbatasan perusahaan dalam waktu dan biaya.

3. Manager-based models

Managers are viewed as quasi-counsellors for their staff. Pegawai yang menghadapi masalah mengemukakannya kepada manajer masing-masing dengan alasan keakraban yang memudahkan mereka untuk mencurahkan isi hatinya. Manajer/atasan diharapkan mampu melakukan tugas sebagai konselor, karena sebagian besar karyawan akan datang sendiri pada atasan mereka jika mereka memiliki masalah dengan tugas-tugas yang diberikan Diakui bahwa model ini kadang menimbulkan konflik peran, dan kadang juga menempatkan karyawan pada situasi yang serba dilematis.

4. Internally based model

A part-time or full-time counsellor, or in some instances a team of counsellors, is employed to work with employees. In organization’s point of view this is more convenient because the counsellor is in touch with the culture of the company, so he/she/they can adapt counselling work to organizational needs as well as to develop methods that is more appropriate with the needs of employees.  They can provide multiple roles either.

5. Work-orientated models

The counselling centred solely on issues blocking an individual in his or her work.

2.  Constrains arised in Practicing Workplace Counseling:

1. Bila menggunakan jasa konselor eksternal, karyawan merasa kurang nyaman berkomunikasi dengan mereka, karena merasa sebagai orang di luar perusahaan, maka dalam kenyataannya karyawan lebih suka mengungkapkan masalah pada orang di dalam perusahaan sendiri, baik kolega maupun atasannya.
2. Masih ada beberapa karyawan yang  belum mau memanfaatkan fasilitas konseling.
3. Kurangnya keberanian karyawan untuk berterus terang kepada konselor.
4. Karyawan takut menceritakan masalahnya, karena permasalahan tersebut akan diketahui oleh pimpinan pusat dan akan mengganggu perjalanan karir ataupun mengalami pemecatan.

3.  Masalah yang Muncul di Perusahaan/Organisasi

a.          Kerancuan dalam job description, yang mengakibatkan kebingungan bagi karyawan sendiri.

b.          Karyawan/buruh menilai kebijakan dari pihak manajemen kadangkala tidak konsisten dan tidak adil, misalnya dalam pemberian bonus dan promosi jabatan. Akibatnya mereka merasa resah dan kurang nyaman dalam bekerja.

c.          Kompetisi untuk mendapatkan promosi in order to get higher salary.

d.         Masalah keluarga, pribadi, dan pekerjaan.

e.          Tidak berani menghadapi tantangan dan perubahan (motivasi).

f.           Masalah team-work dan leadership.

g.          Tingkat absensi.

4.  Gambaran Umum

1. Perusahaan mempunyai sejenis divisi konseling yang ditangani oleh 6 orang dan dikepalai oleh 1 orang pengawas lulusan luar negeri. Lokasi divisi ini cukup strategis dan nyaman, dalam arti tidak terlalu sempit untuk melakukan proses konseling. Para karyawan dan staf yang datang tidak dipungut biaya sama sekali dan mereka dapat menceritakan masalah-masalah yang sedang mereka hadapi, baik masalah keluarga, pribadi, maupun pekerjaan. Namun divisi ini tampaknya belum dimanfaatkan secara optimal oleh karyawan.
2. Bagian HRD dan General Affair menangani konseling. Dalam hal ini ada karyawan yang mau langsung datang ke konselor atas inisiatifnya sendiri, tapi ada juga yang dipanggil sendiri oleh konselor berdasarkan informasi yang masuk dari teman-temannya. Hampir seluruh problem karyawan bertitik tolak dari masalah pribadi, yang kemudian berdampak pada kinerjanya. Kendala lain adalah kurangnya keberanian karyawan untuk berterus terang pada konselor. Konselor berusaha untuk tetap mengikuti perkembangan terbaru untuk mengembangkan wawasan dan ketrampilannya.

5. Peran konselor:

-   mengatasi gap yang terjadi antara pihak atasan (manajer) dan bawahan (karyawan) dalam penilaian kinerja.

-    memperkecil kekurangan dari karyawan.

-    menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan lebih sehat.

-    menciptkan hubungan interpersonal yang bersifat kekeluargaan, baik dan akrab antar karyawan.

-    meningkatkan kinerja karyawan.

6. Workplace counselling diadakan dengan bekerja sama dengan pihak lain, mis. Dengan konselor dari Boston untuk membuat sistem penilaian kerja ataupun mengukur kepuasan kerja. Hal ini dilakukan setahun sekali setiap akhir tahun.

B.  ORGANIZATION WITHOUT WORKPLACE  COUNSELING

1. Alasan tidak adanya kegiatan Workplace Counseling:

1. Dianggap kurang penting, karena kemajuan organisasi ada di tangan dewan direksi.
2. Suasana kerja sudah nyaman, kekeluargaan, hubungan sudah baik.
3. Karyawan tidak tahu dan tidak peduli tentang perkembangan karir/jenjang karir  ataupun workplace counseling. Mereka menganggap bahwa pihak manajemen/pimpinan telah memikirkan dan menentukan kebijakan.Yang penting mereka mendapatkan gaji, uang makan, uang transport, dan tunjangan jabatan yang memadai. Kenaikan pangkat dan pensiun mempunyai peraturan tersendiri.
4. Walaupun jumlah karyawan relatif banyak, namun sebagian besar mereka adalah tenaga lapangan (salesman) dan tenaga operasional dengan pendidikan berkisar dari SMU hingga S-3. Karena itu perusahaan belum menganggap perlu adanya kegiatan workplace counseling. Selama ini masalah individual langsung ditangani oleh individu yang bersangkutan, tanpa melibatkan organisasi.
5. Perusahaan menganggap tidak ada masalah yang serius pada karyawan, juga diharapkan mereka dapat memisahkan antara masalah pribadi dengan masalah pekerjaan. Bagian personalia hanya mengurus gaji, bonus, rekrutmen, mutasi, training, dan masalah karyawan lainnya. Sejalan dengan bergabungnya perusahaan ini dengan perusahaan asing sejak tahun 1999, maka memang direncanakan adanya kegiatan dari Human Resource Departement yang akan lebih memperhatikan kesejahteraan karyawan sebagai bagian dari perbaikan manajemen secara keseluruhan.
6. Perusahaan masih merasa asing dengan konseling.
7. Merasa mampu menghadapi permasalahan yang timbul di perusahaan, sehingga belum dibutuhkan adanya suatu divisi khusus konseling.
8. Pada umumnya permasalahan yang muncul adalah seputar tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan, sehingga para manajer praktis hanya memberikan solusi berupa nasihat (advice) tentang apa yang harus dilakukan. Karena penyelesaian tugas tersebut merupakan salah satu faktor penting dalam pengembangan karir mereka di perusahaan, maka karyawan akan berusaha melakukan apa yang diminta oleh atasan sebagai solusi dari masalahnya.
9. Sengaja tidak dibentuk divisi khusus untuk konseling,karena khawatir terbentuknya image pada karyawan, bahwa divisi ini berpihak pada perusahaan, sehingga dalam prakteknya nanti karyawan tidak akan mau menggunakan fasilitas ini, yang berarti merupakan suatu pemborosan.

2. Managing the problem conducted by:

1. Kepala cabang atau rekan kerja, orang yang paling dipercaya.
2. Konselor (bukan psikolog) yang merangkap personalia dan kabag Logistik. Tapi permasalahan lebih banyak ditangani oleh kabag/manajer masing-masing atau psikiater.
3. Atasan langsung atau paling tinggi adalah manajer. Bila masalah ini diketahui oleh kepala bagian personalia, maka ia akan melaporkan pada manajer perencanaan dan pengambangan pegawai, yang  kemudian akan meneruskan laporan ini kepada direktur pengembangan SDM.
4. Konselor tidak dapat menentukan peningkatan mutu SDM, karena adanya biro lain di dalam perusahaan yang melakukannya secara tersendiri, sehingga terjadi tumpang tindih tugas/job description.
5. Bagian personalia atau HRD yang bertanggung jawab atas penanganan masalah pada karyawan.
6. Jasa konsultan eksternal. Dalam hal ini dilakukan penandatanganan kontrak dengan suatu biro konsultasi, dengan mengkhususkan pada masalah pekerjaan atau kerancuan dalam job description. Sedangkan masalah pribadi yang dihadapi karyawan ditangani sendiri oleh konselor internal. Karyawan dibantu untuk mengatasi masalah tersebut agar mereka dapat bekerja lebih baik dan memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan.

3. Masalah yang umumnya dihadapi oleh karyawan:

a.   Rasa takut dan tertekan untuk mengejar prestasi, karena adanya penilaian kinerja.  

Mereka merasa takut mendapatkan sanksi yang keras. Tidak adanya jalan ke     luar/tempat konsultasi dirasakan sebagai beban, padahal karyawan tidak ingin mendapatkan sanksi dan ingin berprestasi, paling tidak supaya mendapatkan bonus.

b.  Masalah pribadi, keluarga, dan pekerjaan.

4. Gambaran Umum

a.  Dahulu pernah ada fasilitas WPC di perusahaan, tapi tidak berlangsung lama, karena:   

-          Mahalnya biaya.

-          Hanya pada level manajer ke atas ditemui masalah/kasus yang sangat sulit/berat.

-          Terkadang masalah yang ditangani tidak dapat diselesaikan.

Sekarang untuk masalah sehari-hari yang dihadapi oleh karyawan biasanya diselesaikan oleh masing-masing departemen (oleh supervisor atau manager). Apabila masalah tidak dapat diatasi, barulah masalah tersebut ditangani oleh HRD.

b. Dalam perusahaan dikenal sistem revisit training dan evening training, di mana atasan mendampingi karyawannya saat bekerja di lapangan untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawannya. Jika ada kekurangan, maka mereka akan memberitahukan bagaimana yang seharusnya, serta memberi dukungan pada bawahannya. Melalui revisit training karyawan dilatih untuk bebas berkomunikasi dengan atasannya, sehingga tercipta kedekatan antara atasan dan bawahan, serta karyawan tidak akan segan untuk menceritakan masalahnya pada atasannya.

DISCUSSION

Bagi Indonesia masa-masa sekarang ini merupakan masa yang sulit, mengingat situasi resesi ekonomi yang relatif panjang.  Melihat banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan, perusahaan sesungguhnya membutuhkan tenaga kerja, namun kondisi ekonomi saat ini mau tidak mau menuntut efisiensi tinggi, sehingga banyak perusahaan yang harus mengurangi jumlah tenaga kerjanya untuk menghemat dana. Sementara di sisi lain, penghematan yang dilakukan juga merupakan suatu perubahan, sehingga karyawan mengalami kebingungan dalam menjalankan beban tugas yang baru, sehingga tidak mustahil timbul stress kerja, adanya perasaan kurang aman, cemas, bahkan sampai terganggunya kesehatan fisik maupun mental, baik karena menghadapi tuntutan perusahaan, maupun menghadapi kecemasan kalau-kalau di PHK dalam situasi ekonomi seperti ini. Dari pihak perusahaan sendiri, berbagai upaya preventif sudah dicoba untuk dilakukan.

Salah satu alternatif tindakan preventif yang dapat dilakukan adalah WPC. Bila perusahaan sudah memperlihatkan tanggung jawabnya dalam meningkatkan kesehatan fisik dengan mempunyai ataupun bekerja sama dengan klinik, fasilitas olah raga dan kebugaran, dan sejenisnya, maka WPC dapat menjadi alternatif untuk menangani ataupun mencegah terjadinya masalah-masalah mental psikologis, seperti stress, kecemasan karena penilaian kinerja, atau masalah mental-psikologis lainnya. Banyak hal yang sesungguhnya dapat dilakukan dengan adanya WPC, karena beberapa keuntungan/benefit, baik dalam mengatasi berbagai masalah, sebagai suatu dukungan bagi karyawan di lingkungan kerja, untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, sebagai jembatan antara karyawan dan pihak manajemen, ataupun untuk membantu seluruh anggota organisasi dalam menghadapi berbagai perubahan.

Dari 20 perusahaan yang diteliti, tampak bahwa ada yang telah menyediakan fasilitas ini, baik dengan mengadakan sendiri, maupun dengan bekerja sama dengan pihak lain, maupun yang belum menyediakan atau bahkan belum mengenal konseling, khususnya workplace counselling.

The models used in the organization with workplace counselling are brief-therapy models, problem-focused models, manager-based models, and internally-based models. Brief-therapy models digunakan untuk memenuhi prinsip efisiensi, yang pada umumnya memang harus dilakukan dalam lingkup kerja, eventhough the choice of this models may be guided more by the economics of the situation rather than by client need. Some managers have the feelings of fear that large amount of time will be spent in personal counselling that neither benefits the organization nor the department. Keeping it short term allays this fear. Problem-focused models juga dipandang efektif, karena menangani masalah secara dini. This approach is practical and applicable. It is adopted by the counsellors because of its immediacy to the issue and its aim of helping employees be more effective as quickly as possible. Since much managerial time and many of their tasks involve working with and managing people (Lane, 1990; Income Data Services, 1992  in Carroll 1996), there is a tendency in some organizations to view managers as quasi-counsellors for their staff. Manager-based models is then being applicated. In this way counselling is regarded as part of everyday life. Hanya saja manajer di sini belum menjalankan fungsi sepenuhnya sebagai konselor dan solusi yang dipilih dari proses konseling tersebut hanya berupa nasehat atau usulan yang bersifat teknis atau harus dilaksanakan. Solusi yang berupa insight untuk pemecahan masalahnya belum dilakukan, antara lain karena masih kurangnya pemahaman para manajer mengenai prinsip konseling. Although there will be role conflicts arised and actually the managers use only generic relationship skills rather than counselling skills, it seems that this model is viewed as being more approriate with their organizational condition. Another organization sees the internally based models as an effective approach for the reason that consellor lebih mengenal keadaan perusahaan dan budaya organisasinya. Budaya Indonesia yang lebih ke arah guyub dan tertutup, dalam arti hanya pada orang tertentu saja seseorang mau membuka rahasianya, menjadi salah satu pertimbangan. Karyawan merasa enggan untuk membicarakan masalah yang ada hubungannya dengan pekerjaan dan timbul rasa malu atau takut untuk dipecat karena mempunyai masalah dalam pekerjaan. Akibatnya pemanfaatan divisi konseling pada perusahaan tertentu belum dilakukan secara optimal. Normally self referral memang dibutuhkan, karena belum tentu atasan menyadari bahwa ada karyawannya yang membutuhkan konsultasi. Menunggu rujukan dari orang lain berarti karyawan tidak mendapatkan penanganan secepatnya, dan hanya diri sendirilahyang tahu bahwa sedang terjadi sesuatu pada dirinya, bukan orang lain. Namun adanya kecemasan, rasa kurang aman dan rasa malu seringkali menjadi kendala. Maka informasi dari orang lain (referral by others) atau rujukan menjadi salah satu cara yang mungkin efektif, dengan catatan diperlukan pernyataan etika berupa kerahasiaan dari konselor, karena apabila tidak ada, maka karyawan tidak akan merasa aman untuk menceritakan masalahnya, apalagi menyangkut masalah pekerjaan, yang menyangkut hajat hidup keluarganya. Karyawan dapat merasa bahwa konselor adalah mata-mata perusahaan, sehingga dapat timbul rasa malas atau takut untuk datang ke konselor. Work-orientated model is used based on the assumption that the aim of workplace counselling is to facilitate the individual to overcome workplace problems and move back to work as soon as possible.

            Secara umum masalah yang muncul pada perusahaan yang diteliti dapat digolongkan pada 3 kategori  (Robert de Board, 1983), yakni :

a. Personality problems

Some people may be worried and depressed by lack of confidence or feelings of unworthiness. Poor self-image and a high opinion of others, over-estimation of own ability, and poor self-image and low opinion of others may arise not from the organization, but from the individual. Masalah absenteeism and motivation termasuk dalam kategori ini.

b. Organizational problem

Hawthorne experiments (Dickson and Roethlisberger, 1966 in  Robert de Board, 1983)  reports that there were five concerns of employees : 1) keeping and losing a job; 2) unsatisfactory work relations; 3) felt injustices; 4) unsatisfactory relations with authority; and 5) job development. Based on his experience Robert de Board (1983) classifies the causes of anxiety within organizations as technical incompetence, role underload, role overload, uncertain future, and relationships. Satu hal yang muncul dalam penelitian dan tampaknya banyak ditemui dalam situasi negara berkembang adalah masih belum baiknya sistem manajemen, seperti job description yang belum jelas dan masih terjadi overlapping, ataupun sistem gaji dan reward yang dirasakan belum cukup adil.

c.  External problems

For every employee in organization, at whatever level, work is only one part of life. The three major parts of life are work, family and leisure. Each of these parts of life have a profound effect on the total person and his behavior, wherever he is and whatever he is doing. Marriage, bereavement (death of a partner, of a close friend or relative) are problems which will generate emotions and feelings that influenced person at work.

            Dari hasil yang diperoleh juga dapat dilihat bahwa workplace counsellor mempunyai lebih dari satu peran. It is rare that employee counsellors have one single role with clients; rather, they have multiple functions such as training, administration, , human and resources department staff, or managerial responsibilities. It seems that economical principle become one of the important consideration, especially due to our economical problem.

            The reasons of why there is no workplace counselling facilities in some organizations adalah fasilitas ini dianggap kurang penting, mengingat promosi tergantung pada kebijakan atasan atau manajemen, atau kebutuhan yang masih berada pada tahap dasar, terutama gaji dan tunjangan-tunjangan, serta tingkat pendidikan merupakan beberapa data yang diduga menyebabkan karyawan tidak terlalu memikirkan jenjang karir. Pihak organisasi merasa kebutuhan konseling belum terlalu mendesak dibandingkan kebutuhan lain sebagai pengembangan organisasi, mengingat mereka masih merasa mampu mengatasi masalah yang timbul, di samping mereka  juga merasa asing atau tidak mengenal konseling. Kurangnya informasi mengenai workplace counselling ataupun EAP sebagai individual counselling tampaknya turut menjadi penyebab dari semua fenomena ini, sehingga kalangan pengusaha belum memahami peran dan fungsi workplace counselling. Kalangan profesional menjadi bertanggung jawab dalam penyebarluasan informasi, agar perusahaan memahami workplace counselling, yang bukan terbatas hanya bersifat kuratif saja, namun sesungguhnya pendekatan preventif akan lebih bermanfaat bagi pengembangan organisasi. Workplace counselling dapat dijadikan salah satu cara untuk memberi pendidikan kepada buruh/karyawan sebagai tindakan preventif bagi pemogokan kerja, misalnya.

Sikap pasrah kepada kebijakan dan penilaian atasan/manajemen memberikan gambaran mengenai masih kuatnya budaya paternalistik dalam organisasi. Hal lain yang diduga turut menjadi penyebab adalah pertimbangan ekonomi. More employers are providing facilities to help employees increase their level of physical fitness and reduce instances of physical illness. Namun mereka belum melihat perlunya providing facilities for mental and psychological fitness or health education for helping employees to manage their physical and mental well-being.

Secara keseluruhan harus diakui bahwa pembentukan divisi konseling secara khusus masih dipandang sebagai suatu pemborosan, terutama dalam kondisi ekonomi seperti saat ini. Berbagai masalah lain masih menjadi prioritas utama untuk menyelamatkan hidup perusahaan. Masalah waktu, biaya, dan tenaga SDM menjadi kendala utama, walaupun sesungguhnya kebutuhan akan fasilitas ini juga mulai muncul, yang tampak dari adanya aktivitas konseling atau sejenisnya, baik secara terstruktur maupun secara informal. Namun dalam kondisi seperti ini bukan berarti perusahaan tidak dapat melakukan sesuatu untuk kesejahteraan karyawan ataupun stake holdernya. Prinsip dari kesejahteraan dan keselamatan kerja dapat tetap diterapkan, walaupun perwujudannya masih harus disesuaikan dengan kenyataan dan sumber daya yang ada, di samping upaya yang berkesinambungan untuk meningkatkan kualitas bantuan tersebut. Masih dibutuhkan beberapa waktu untuk memasyarakatkan EAP dengan tujuan sebagaimana dikemukakan oleh Presnall (1985 in Carroll, 1996):

      a. To do more about problems in the workplace.

2. To act upon the realization that the workplace is both a human-problem breeder,

       and a problem-resolver.

3. To humanize the workplace.
4. To develop new work practices based on the awareness that areas are interrelated in the workplace, i.e. health, wholeness, work, relationships, etc.

SUGGESTION : 

1. Delivering a basic counselling training for supervisors, managers, or special officers. Pembekalan ini dapat diorganisir oleh diklat yang dipandu oleh konselor dari luar perusahaan atau oleh konselor di dalam perusahaan sendiri. Dengan pelatihan ini, di samping mengatasi biaya yang terlalu tinggi, juga dapat memberikan pemahaman dan kepekaan terhadap masalah-masalah bawahannya / karyawan, disamping mereka dapat pula lebih mengenal keadaan perusahaan dan perubahan budaya organisasi yang ada.

2. Bagi perusahaan yang belum mampu mengadakan kegiatan divisi konseling secara internal, maka dapat dilakukan kerja sama dengan lembaga profesional di luar perusahaan yang dapat menyesuaikan diri dengan budaya organisasi yang ada. Bila masalah lebih banyak, maka perlu dipikirkan pembentukan divisi konseling tersendiri, karena untuk perhitungan jangka panjang cara ini akan lebih murah. Di suatu saat dengan semakin banyaknya karyawan dan semakin kompleksnya masalah, tidak mustahil pihak atasan akan merasa kesulitan untuk menanganinya sendiri, karena masih banyak beban tugas yang harus mereka pikul atau pekerjaan yang masih harus ditangani.

3. If possible preparing an established Employees Assistance Program is recommended, espescially to face organizational rapid changing in the globalization. Hal ini perlu dipikirkan mengingat perusahaan mempekerjakan ratusan karyawan, sehingga pengadaan konseling perusahaan dapat dijadikan salah satu sarana untuk mendidik, menampung dan membantu pemecahan masalah dari para buruh dan karyawannya, demi kesejahteraan karyawan dan perusahaan sendiri. Bila selama ini perusahaan selalu menekankan pentingnya peningkatan kinerja dan sudah mencukupi kebutuhan fisik, maka perlu diimbangi pula dengan perhatian terhadap pemenuhan kebutuhan psikologis karyawan, seperti konseling atau sarana lain yang dapat  dimanfaatkan untuk membina persahabatan antar karyawan ataupun dengan staf. Namun perlu diingat, kalaupun kegiatan workplace akan diadakan dalam organisasi, tampaknya pengenalan akan fasilitas ini akan menghadapi beberapa kendala. Penilaian kinerja dalam perusahaan semacam ini biasanya hanya dilakukan oleh pihak atasan, sehingga divisi konseling yang akan berdiri harus mampu memberikan suatu citra yang positif, agar para karyawan bisa percaya dan mau menggunakan jasa konselor yang ada untuk meningkatkan kesejahteraan dan kualitas kerja mereka. Konselor perlu menjelaskan apa saja yang menjadi wewenangnya, bantuan yang bisa diberikan, dan penjelasan masalah etika profesi, seperti kerahasiaan. Informasi dan publikasi kepada karyawan mengenai keberadaan fasilitas ini perlu dilakukan dengan cara-cara yang komunikatif dan bersahabat, di samping perlu dukungan penuh dari key persons di perusahaan.

4. Sebelum diputuskan ada tidaknya fasilitas konseling, perlu kiranya dilakukan analisa kebutuhan dan identifikasi masalah yang dihadapi karyawan, antara lain untuk mengevaluasi dan menyimpulkan apakah konseling memang merupakan metode yang efektif dan terbaik untuk memenuhi kebutuhan mereka.

5. Perlu dilakukan kampanye tentang peran, tugas, dan fungsi workplace counselling / EAP. Perlu pemahaman yang jelas, bukan hanya fungsi kuratif, namun juga fungsi preventif, termasuk menunjang perubahan organisasi. Publikasi dapat dilakukan melalui penjelasan dari pihak konselor kepada manajemen dan karyawan dalam suatu pertemuan besar, yang menjelaskan maksud dan tujuan dari diadakannya konseling perusahaan, bagaimana memanfaatkan fasilitas tersebut, bagaimana unsur kerahasiaannya, jenis pelayanan apa saja yang disediakan, dsb. Dengan demikian karyawan akan dapat mengetahui dan memahami keberadaan dan fungsi dari konper ini. Juga dapat diberikan pengumuman melalui papan pengumuman. Tapi yang tampaknya akan lebih efektif adalah jika para atasan yang menjelaskan keberadaan jasa ini kepada karyawannya, karena merekalah yang paling tahu kebutuhan karyawannya dalam hal penyelesaian masalah yang sedang dihadapi. Dukungan dari atasan/pihak manajemen sangat dibutuhkan bagi keberhasilan tugas konselor, terutama mengingat budaya paternalistik yang ada. Manajemen perlu mengkomunikasikan secara jelas tentang bantuan dan dukungan terhadap bawahan mereka. Untuk itu para atasan/staf perusahaan diharapkan mau mengekspose keberadaan divisi konseling, agar lebih bermanfaat bagi semua karyawan

6. Bila mungkin juga dilakukan training untuk EAP counselor. Perlu penegasan peran konselor agar tidak terjadi pelanggaran etika, seperti kerahasiaan, merugikan karyawan dalam hal peningkatan karir dan pengembangan dirinya, dsb, yang pada akhirnya akan merusak kepercayaan dari karyawan terhadap tujuan sesungguhnya dari workplace counselling.

7. Bila masih tetap ada rasa takut, cemas, enggan, dan malu untuk datang ke konselor dan membicarakan masalahnya, atau masalahnya terlalu berat untuk ditangani, dapat dipilih alternatif penggunaan jasa konselor eksternal.

8. Perlu dilakukan juga evaluasi mengenai eksistensisi divisi konseling, seperti sejauh mana peran dan kegunaannya, bagaimana cara kerjanya, adakah keuntungan yang dirasakan oleh karyawan, bagaimana mengoptimalkan fungsi dari divisi ini, apakah divisi ini mempunyai nilai tambah atau berpengaruh positif terhadap produktivitas.

9. Perlu dipikirkan lebih lanjut mengenai pemberian informasi sehubungan dengan perencanaan karir bagi karyawan maupun bimbingan/konseling bagi mereka yang membutuhkan, khususnya oleh Departemen Personalia. Pemberian informasi dapat dilakukan melalui ceramah, pidato pengarahan, edaran-edaran, maupun social meeting. Diharapkan para karyawan akan mempunyai wawasan mengenai arah perkembangan pribadi dan karirnya sesuai dengan kemampuan dan minatnya, sebagai bagian dari perencanaan hidupnya. Dalam hal ini konselor / Departemen Personalia dapat membantu memberikan gambaran tentang lingkungan kerja dan perubahan-perubahan yang dapat terjadi, yang mungkin berpengaruh terhadap karir mereka selanjutnya.

Margorejo Palace, 26 September 2000

Dra. Verina H. Secapramana, MM

verina@sby.dnet.net.id

Powered by: SECAPRAMANA.Com. Inc.  Copyright@2000  All Rights Reserved